Das Wohnungsübergabeprotokoll: Ihr Schutzschild bei Ein- und Auszug

Ein- und Auszug sind die heikelsten Momente im Mietverhältnis. Das Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung am Stichtag und schützt Sie vor ungerechtfertigten Forderungen – etwa bei Mängeln, Schadensersatz oder der Kaution. Je genauer Sie dokumentieren, desto besser sind Sie abgesichert.

Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten hilft Ihr Mieterverein oder eine Fachanwältin / ein Fachanwalt für Mietrecht.

Warum ist ein Übergabeprotokoll so entscheidend?

• Beweissicherung: Es hält fest, welche vorhandenen Mängel schon beim Einzug da waren – wichtig für den späteren Auszug.
• Kaution schützen: Ein sauberes Auszugsprotokoll erleichtert die Rückzahlung der Mietkaution und verhindert unberechtigte Einbehalte.
• Klarheit für beide Seiten: Mit Unterschriften beider Parteien werden Zustand, Zählerstände und Schlüsselübergabe rechtsnah dokumentiert.

Checkliste: So gehen Sie bei der Wohnungsübergabe vor

Wichtig: Lassen Sie sich nicht drängen. Prüfen Sie im Tageslicht und nehmen Sie sich Zeit.

1. Zeuge mitnehmen: Eine zweite Person erhöht die Beweiskraft.
2. Fotos & Videos: Alle Räume, Details und Mängel mit Datum/Uhrzeit dokumentieren.
3. Details notieren: Kratzer, Risse, Silikonfugen, Fenster, Heizkörper, Sanitär, Gerätefunktion, Rauchmeldertest.
4. Zählerstände erfassen: Strom, Gas, Wasser, Heizung inklusive Zählernummern; fotografisch festhalten.
5. Schlüsselübergabe festhalten: Anzahl und Art (Wohnung, Haustür, Keller, Briefkasten, Garagen-/Transponder).
6. Protokoll unterschreiben & Kopie sichern: Unterschriften beider Seiten, Kopie mitnehmen oder fotografieren.

Besonderheiten bei Einzug und Auszug

Beim Einzug

Dokumentieren Sie jeden vorhandenen Mangel (auch Kleinigkeiten). So kann der Vermieter Ihnen diese später nicht anlasten. Halten Sie auch fehlende Ausstattungen oder defekte Geräte fest und verlangen Sie Nachbesserung.

Beim Auszug

Das Auszugsprotokoll belegt, dass Sie die Wohnung vertragsgemäß zurückgeben. Vereinbarte Schönheitsreparaturen führen Sie nur aus, wenn sie wirksam vereinbart wurden – starre Fristenklauseln sind oft unwirksam. Dokumentieren Sie erledigte Arbeiten mit Rechnungen/Fotos.

Konflikte beim Protokoll? So sichern Sie sich ab

• Nicht einverstanden? Punkte einzeln vermerken und „unter Vorbehalt“ unterschreiben – niemals blanko.
• Vermieter verweigert Protokoll? Erstellen Sie selbst eines, mit Zeuge und Fotoanhang, und senden Sie es dem Vermieter nachweisbar.
• Nachträgliche „neue“ Schäden? Nur was am Stichtag dokumentiert oder zweifelsfrei beweisbar ist, lässt sich durchsetzen – deshalb lückenlos protokollieren.

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Checkliste – Wohnungsübergabeprotokoll erstellen

• Termin mit Vermieter absprechen: Einzug oder Auszug – beide sollten anwesend sein
• Zeugen einladen: Freund/Familie mitbringen – neutrale Zeugen sind hilfreich bei Streitigkeiten
• Alle Räume durchgehen: Zimmer für Zimmer dokumentieren (Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad, Flur, Keller)
• Zustände dokumentieren: Kratzer, Flecken, Macken, Risse fotografieren (Datum sichtbar!), dann ins Protokoll schreiben
• Zählerstände notieren: Strom, Gas, Wasser, Heizung – exakt aufschreiben mit Datum und Zeit
• Einrichtung/Möbel liste: Was bleibt, was geht? (falls vorhanden)
• Funktionsfähigkeit prüfen: Herd, Heizung, Fenster, Türen, Licht – alles testen!
• Schlüssel zählen: Wie viele Schlüssel, für welche Türen? Unterschrift bestätigt Anzahl
• Protokoll unterschreiben: Von beiden Parteien + Zeugen – je 3 Kopien (eine für Mieter, Vermieter, Zeugen)

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Fallbeispiele

Kurz und anonymisierte Praxisfälle zeigen typische Abläufe, Herausforderungen und Lösungswege. Diese Beispiele dienen der Orientierung — jeder Fall ist vereinfacht dargestellt.

Beispiel 1 – Ohne Protokoll: Kratzer-Streit beim Auszug

Ausgangslage: Herr König, 42, zieht aus nach 5 Jahren. Kein Übergabeprotokoll beim Einzug gemacht. Vermieter zeigt nach Auszug Kratzer in der Tür und fordert 400 € "Schade-Reparatur".

Problem: "Der Kratzer war aber schon da, als ich eingezogen bin!" Aber ohne Protokoll: kein Beweis.

Maßnahme: König kann nicht beweisen, dass der Kratzer alt war. Er verliert den Streit, obwohl er Recht hat.

Ergebnis: König zahlt 400 € ungerechtfertigt. "Hätte ich ein Protokoll gemacht, wäre das nicht passiert. Das war teuer gelernt!"

Beispiel 2 – Mit Protokoll + Fotos: Beweis schützt Kaution

Ausgangslage: Frau Hoffmann, 55, zieht ein. Sie erstellt sofort Übergabeprotokoll: "Kratzer Türrahmen, Fleck Küche, Riss Fensterrahmen" mit Fotos (Datum sichtbar).

Problem: Vermieter unterschreibt das Protokoll. Nach Auszug verlangt er: "Die Kratzer zu reparieren, 600 €!" Aber Hoffmann hat das Protokoll.

Maßnahme: Sie zeigt dem Vermieter das unterschriebene Protokoll mit Fotos. "Das waren die Mängel beim Einzug, nicht von mir verursacht."

Ergebnis: Vermieter kann nicht argumentieren – das Protokoll ist der Beweis. Hoffmann bekommt volle Kaution zurück (2.000 €). "Das Protokoll war Gold wert!"

Hinweis: IMMER Übergabeprotokoll beim Ein- und Auszug erstellen! Fotos mit Datum, Zeugen, Zählerstände. Das ist die beste Versicherung gegen Streit!

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Quellen & weiterführende Links