Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) verstehen und prüfen
Einmal im Jahr erhalten Mieter:innen die Nebenkostenabrechnung, oft auch Betriebskostenabrechnung genannt. Nicht selten führt diese zu Fragen oder sogar zu hohen Nachzahlungen. Diese Seite hilft Ihnen, Ihre Abrechnung besser zu verstehen, Ihre Rechte zu kennen und Fehler zu entdecken.
Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Inhalte dienen der allgemeinen Orientierung. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an eine anerkannte Beratungsstelle oder einen Rechtsanwalt.
Autor:Mieter-Lotse Team•Letzte Aktualisierung:
Was sind Nebenkosten/Betriebskosten?
Unter Nebenkosten (oder genauer: **Betriebskosten**) versteht man die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen (§ 1 Betriebskostenverordnung - BetrKV). Diese Kosten kann der Vermieter auf die Mieter umlegen, **wenn dies im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde**.
Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören typischerweise:
Grundsteuer
Wasserkosten (Frischwasser und Abwasser)
Heizkosten und Kosten für Warmwasser (werden oft separat nach Heizkostenverordnung abgerechnet)
Aufzugskosten
Straßenreinigung und Müllabfuhr
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Gartenpflege
Beleuchtung (z.B. Treppenhaus, Außenbereiche)
Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherungen (z.B. Gebäudeversicherung)
Hauswartkosten
Gemeinschaftsantennenanlage oder Kabelanschluss (wenn vertraglich vereinbart)
Sonstige Betriebskosten (müssen im Mietvertrag konkret benannt sein, z.B. Wartung von Rauchmeldern, Dachrinnenreinigung)
Nicht umlagefähig sind hingegen Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Diese muss der Vermieter selbst tragen (z.B. Reparaturen, Kosten für die Hausverwaltung, Bankgebühren).
Die formellen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung
Damit eine Nebenkostenabrechnung wirksam ist, muss sie bestimmte formelle Anforderungen erfüllen:
Schriftform und Verständlichkeit für einen durchschnittlichen Mieter.
Angabe des **Abrechnungszeitraums** (maximal 12 Monate).
Zusammenstellung der **Gesamtkosten** für jede einzelne Kostenart.
Angabe und Erläuterung des verwendeten **Verteilerschlüssels** (z.B. nach Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch).
Berechnung des **Anteils des Mieters** an den jeweiligen Kosten.
Abzug der geleisteten **Vorauszahlungen** des Mieters.
Ausweis eines **Guthabens oder einer Nachforderung**.
Fristen für die Nebenkostenabrechnung und Widerspruch
Abrechnungsfrist für den Vermieter: Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen. Versäumt er diese Frist, kann er in der Regel keine Nachzahlungen mehr fordern (Ausnahme: Er hat die Verspätung nicht zu vertreten). Guthaben müssen aber auch dann noch ausgezahlt werden.
Prüfungs- und Widerspruchsfrist für den Mieter: Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter bis zu zwölf Monate Zeit, diese zu prüfen und schriftlich Widerspruch gegen einzelne Punkte einzulegen. Die Widerspruchsfrist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung.
Ihr Recht auf Belegeinsicht
Als Mieter:in haben Sie das Recht, die Originalbelege (Rechnungen, Verträge etc.), die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen, einzusehen. Der Vermieter muss Ihnen die Einsichtnahme in seinen Geschäftsräumen oder an einem anderen zumutbaren Ort ermöglichen. Gegen Übernahme der Kopierkosten können Sie auch Kopien der Belege anfordern.
Machen Sie von Ihrem Recht auf Belegeinsicht Gebrauch, wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung haben!
Was tun bei Fehlern in der Abrechnung?
Wenn Sie Fehler in Ihrer Nebenkostenabrechnung vermuten (z.B. falscher Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Kosten, Rechenfehler), sollten Sie **schriftlich Widerspruch** einlegen und eine korrigierte Abrechnung bzw. eine Erläuterung verlangen.
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Beispiel 1 – Maklergebühren in Nebenkosten: Illegal!
Ausgangslage: Herr Fischer, 42, erhält Nebenkostenabrechnung. Position: "Maklergebühren 2.400 €" für die ganze 20-Parteien-Haus verteilt.
Problem: "Warum zahle ich für etwas, das der Vermieter bezahlen sollte?" Seine Nachzahlung steigt um 120 €.
Maßnahme: Mieterbund erklärt: "Maklergebühren sind NICHT umlagebar!" Das ist Verwaltungskost des Vermieters. Belegeinsicht fordern, dann Einspruch.
Beispiel 2 – Wasserzähler defekt, zwei Jahre Fehlabrechnung
Ausgangslage: Frau König, 55, Single, zahlt 80 € Wasser/Monat. Nachbar mit 4 Personen zahlt 75 €. "Das passt nicht zusammen!"
Problem: Belegeinsicht zeigt: Ihr Wasserzähler war 2 Jahre kaputt – alle Kosten wurden auf sie verteilt!
Maßnahme: Einspruch mit Nachweis: "Wasserzähler defekt. Abrechnung ungerechtfertigt. Forderung: Rückzahlung 2 Jahre × (80–40 €) = 960 €."
Ergebnis: Vermieter zahlt 960 € Rückzahlung + Zähler wird repariert. König zahlt künftig 40 € = normale Quote.
Hinweis: Makler, Verwaltung, Instandhaltung = NICHT umlagebar! Belegeinsicht ist Rechtsanspruch. Verbrauchszähler defekt = Neuabrechnung möglich!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Kosten darf der Vermieter auf mich umlegen?
Der Vermieter darf nur sogenannte umlagefähige Betriebskosten abrechnen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist. Dazu gehören Kosten wie Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr und Versicherungen. Nicht umlagefähig sind in der Regel Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten.
Welche Frist muss der Vermieter für die Abrechnung einhalten?
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Hält er diese Frist nicht ein, kann er keine Nachzahlungen mehr fordern, muss Ihnen ein Guthaben aber weiterhin auszahlen.
Habe ich ein Recht, die Belege einzusehen?
Ja. Sie haben das Recht auf Einsichtnahme in die Originalbelege, die den Posten in der Abrechnung zugrunde liegen. Sie können dies bei Ihrem Vermieter einfordern, um die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen.
Wie lange habe ich Zeit, um der Abrechnung zu widersprechen?
Sie haben eine Widerspruchsfrist von zwölf Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung. Innerhalb dieser Frist müssen Sie Ihren Widerspruch schriftlich und begründet an den Vermieter senden.